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Öffentliche Ausschreibung: Erstellung eines Innenstadtmarketingkonzeptes für die Stadt Bitburg

30.4.2024

Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:

a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle (Vergabestelle):
Name Stadtverwaltung Bitburg
Straße Rathausplatz 3-4
PLZ, Ort 54634 Bitburg
Telefon 06561/6001-110
Internet www.bitburg.de

a2) Zuschlag erteilende Stelle:
Vergabestelle, siehe oben

a3) Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:
Adresse für elektronische Angebote https://www.subreport.de/E95467754

b) Vergabeverfahren: Öffentliche Ausschreibung , UVgO
Vergabenummer

c) Angaben zum elektronischen Vergabeverfahren und zur Ver- und Entschlüsselung der Unterlagen:
Zugelassene Angebotsabgabe
elektronisch, in Textform

d) Art, Umfang sowie Ort der Leistung (z.B. Empfangs- oder Montagestelle):
Ort der Leistung: 54634 Bitburg

Art der Leistung: Dienstleistungen bezüglich der Erstellung eines Innenstadtmarketingkonzeptes für die Stadt Bitburg

Umfang der Leistung:
Im Rahmen einer Projektförderung aus dem Landesförderprogramm „Innenstadt-Impulse“ soll ein
Innenstadtmarketing-Konzept für die Stadt Bitburg (Auftraggeber) erarbeitet werden. Förderbereich des Modellvorhabens „Innenstadt-Impulse“ ist die Bitburger Altstadt, Fußgängerzone und Innenstadt mit Randbereichen, welche für Bürger*innen sowie Besucher*innen den wahrnehmbaren Mittelpunkt und Begegnungsort darstellt (Zentraler Versorgungsbereich Innenstadt). Es ist der verdichtete Stadtkernbereich, der von Ladenleerständen, Verödung und tiefgreifenden Veränderungen am stärksten gefährdet bzw. betroffen ist und dessen Platzsituation und Freiflächen in Teilen Optimierungsbedarf aufweist.

Projektgebiet Innenstadt:
Die Abgrenzung des Projektgebietes Innenstadt wird bereitgestellt (siehe Vergabeunterlagen).

Einschlägige Problematik und Ausgangslage vor Ort:
In der Bitburger Innenstadt bestehen inmitten der Fußgängerzone und deren Randbereichen länger
andauernde Ladenleerstände in Erdgeschoss-Bereichen. Zahlreiche dieser Leerstände bestehen bereits seit Anfang der 2000er Jahre. Infolge der Zunahme des Online-Handels, diverser negativer Auswirkungen der Corona-Pandemie sowie durch Investitionsstau etc. ist eine sinkende Besucherfrequenz in der Innenstadt Bitburgs deutlich wahrnehmbar. Einer möglichen daraus resultierenden Verödung und dem Attraktivitätsverlust der Innenstadt, dem Trading-Down-Effekt, muss aktiv entgegengewirkt werden. Hinzukommen neue Anforderungen, die unter anderem durch sich verändernde Lebensgewohnheiten, den Struktur- und Klimawandel, die veränderten Mobilitätserfordernisse/-angebote sowie den möglichen daraus resultierenden Nutzungskonflikten verursacht werden.

Grundleistungsumfang:
Die Ergebnisse des Abschlussberichtes „Stadt Bitburg: Leitbild 2040 und Stadtmarketingkonzept“ der CIMA Beratung + Management GmbH, Köln (siehe Vergabeunterlagen), dienen als Grundlage für die ausgeschriebene Leistung der Erstellung eines Innenstadtmarketingkonzeptes für die Stadt Bitburg.
Das Leitbild ermöglicht eine gezielte Kommunikation der Qualitäten und Kompetenzen der Stadt Bitburg nach innen und außen, um daraus in der Folge die Handlungsfelder für das Innenstadtmarketing zu definieren.

Folgende Bestandteile sind gefordert:

Situationsanalyse:
Im Rahmen der Erstellung des Leitbildes „Bitburg 2040“ wurde bereits eine umfassende Situationsanalyse erstellt. Auf dieser Grundlage soll die Situationsanalyse für das zu erstellende Innenstadtmarketingkonzept im Bedarfsfall fortgeführt werden.

Definition von Handlungsfeldern | Entwicklung von Zielen | Strategien und Maßnahmen:
Im Zuge der Strategieentwicklung sollen konkrete Handlungspläne erarbeitet und priorisiert werden sowie eine Verstetigung des Innenstadtmarketingprozesses in den folgenden Jahren stattfinden. Die konzeptionelle Grundlage des Innenstadtmarketingkonzeptes bildet das formulierte Leitbild „Bitburg 2040“.

Aus diesem leiten sich folgende zu untersuchende und ggf. zu ergänzende Punkte ab:
• Festlegung der Handlungsfelder des Innenstadtmarketings
• Definition bzw. Konkretisierung / Ergänzung der Markenbotschaft Bitburg
• Definition des Alleinstellungsmerkmals Bitburg („Unique Selling Proposition“ - USP)
• Marketingkampagne / Marketingkonzept Innenstadt Bitburg 2040

Darüber hinaus sollen kurz- und mittelfristig umzusetzende Projekte des Stadtmarketings entwickelt werden:
• Serviceoffensive Handel
• Corporate Design
• Präsenzoffensive Innenstadt Bitburg

Eine sinnvolle Form der Bürgerbeteiligung ist vorzuschlagen und im Honorarangebot vom Bieter zu
berücksichtigen. Neben dem ausgeschriebenen Grundleistungsumfang sind in der als Pauschale
anzubietenden Honorarsumme des Bieters auch folgende Leistungen zu erfassen:
  • Bis zu fünf Ortstermine in Bitburg für Abstimmungen mit dem Auftraggeber, ggf. diversen lokalen Akteuren etc.
  • Bis zu drei Termine für die Vorstellung der Ergebnisse des Innenstadtmarketingkonzeptes vor Ort in den politischen Gremien, Vertretern der Stadt bzw. diverser lokaler Akteure / Bürger*innen etc. als Pauschalhonorar (Tagessatz) je Vorstellungstermin einschließlich erforderlicher Reisekosten.
  • Erarbeitung eines Projektzeitplans.
  • Zusammenfassung der Ergebnisse, Format DIN A4, 4 Exemplare, Erstellung einer PDF-Version für Mailversand und Webdarstellung.
Nähere Details können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

e) Aufteilung in Lose:
nein

f) Zulassung von Nebenangeboten:
nein

g) Ausführungsfrist:
- Beginn der Leistung: Unmittelbar nach Auftragserteilung
- Die Erstellung des Innenstadtmarketingkonzeptes muss bis spätestens 15.12.2024 fertiggestellt werden.

h) Bereitstellung/Anforderung der Vergabeunterlagen:
Vergabeunterlagen werden elektronisch zur Verfügung gestellt unter:

Nachforderung
Fehlende Unterlagen, deren Vorlage mit Angebotsabgabe gefordert war, werden
nachgefordert.

i) Angebots- und Bindefrist:
Ablauf der Angebotsfrist: am 17.05.2024 um 11:00 Uhr
Ablauf der Bindefrist: am 24.06.2024

j) Geforderte Sicherheitsleistungen:

k) Wesentliche Zahlungsbedingungen:

l) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen:

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
1.1. Nachweis der Vertretungsmacht des Unterzeichners:
- Bei juristischen Personen (bspw. im Falle einer Kapitalgesellschaft) durch Vorlage eines
Handelsregisterauszugs oder vergleichbaren Registers des Herkunftslandes.
- Bei Personengesellschaften (bspw. GbR, Partnergesellschaften, Kommanditgesellschaften) durch
Vorlage einer entsprechend unterzeichneten Eigenerklärung oder einer Vollmacht.

1.2. Im Falle einer Arbeits-/Bietergemeinschaft: Die Gemeinschaft hat in einer Erklärung zum Angebot sämtliche Mitglieder der Gemeinschaft zu benennen und eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Die Erklärung muss angeben, dass alle Mitglieder der Gemeinschaft im Falle der Auftragserteilung als Gesamtschuldner haften. Diese muss von allen Mitgliedern der Gemeinschaft unterzeichnet sein.

1.3. Eine Eigenerklärung des Bieters, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 31 UVgO i.V.m. 123, 124 GWB vorliegen.

1.4. Erklärungen des Bieters nach § 4 Abs. 1 und Abs. 2 zur Gewährleistung von Tariftreue und
Mindestentgelt (Landestariftreuegesetz – LTTG).

1.5. Angabe, ob und für welche Aufgabenteile der Auftragnehmer auf Dritte als Unterauftragnehmer
zurückgreift. Der oder die Unterauftragnehmer sind mit Referenzprojekten zu nennen und deren
Verfügbarkeit ist zu belegen.

1.6. Im Falle einer Bietergemeinschaft hat jedes einzelne Mitglied die unter den Ziffern 1.1. bis 1.5. geforderten Nachweise vorzulegen.

1.7. Wird von § 34 Abs. 1 UVgO (Eignungsleihe) Gebrauch gemacht, ist Folgendes zu beachten und vorzulegen: Sofern Bieter im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie technische berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, muss der Bieternachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Die Unternehmen,deren Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will,müssen die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen. Zudem dürfen keine Ausschlussgründe nach §§123 und 124 GWB vorliegen. Hinsichtlich der Art und Weise der Nachweiserbringung, hat der Bieter die freie Wahl. Der Nachweis kann beispielsweise als Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens erbracht werden.

㤠34 Abs. 1 Satz 1 UVgO Eignungsleihe
Ein Bewerber oder Bieter kann für einen bestimmten öffentlichen Auftrag im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt.“

1.8. Alle Erklärungen/Nachweise sind in deutscher Sprache vorzulegen.

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Vorlage der Bestätigung oder des Bestehens einer Berufshaftpflichtversicherung für Personenschäden in Höhe von mindestens 500.000,00 € sowie für Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens 500.000,00 € jeweils je Versicherungsfall durch Abgabe einer Eigenerklärung.

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3.1. Referenzen:
Mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (abgeschlossen nach dem
1. Januar 2019) im Bereich der Konzeptentwicklung hinsichtlich (Innen)Stadtmarketing (die Darstellung kann mit kurzen Abbildungen und Texten erfolgen).
Hierzu sind die nachfolgenden projektbezogenen Angaben zu machen:
• Auftraggeber mit Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer;
• Bezeichnung des Referenzprojekts;
• Auflistung der erbrachten Leistungen inklusive Leistungszeiträume.

3.2. Fachkräfte:
Angabe der personellen Besetzung des Bieters in den letzten drei Jahren. Hierzu sind die folgenden Angaben zu machen:
• Angabe der Mitarbeiter: Anzahl, Name, Qualifikation

m) Zuschlagskriterien
nachfolgende Zuschlagskriterien, ggf. einschl. Gewichtung:
Zuschlagskriterien:
1. Zuschlagskriterium: Qualität.
(Erreichbare Punktzahl: maximal 15. Gewichtungsfaktor: 50 %)
2. Zuschlagskriterium: Teamwertung.
(Erreichbare Punktzahl: maximal 15. Gewichtungsfaktor: 20 %)
3. Zuschlagskriterium: Honorarangebot.
(Erreichbare Punktzahl: maximal 15. Gewichtungsfaktor: 30 %)
Weitere Details können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Sonstiges:
1. Es ist eine stufenweise Beauftragung der in d) bezeichneten Leistungen vorgesehen. Nähere Details können dem Vertrag unter Ziffer 3.1. entnommen werden. Ein Rechtsanspruch auf Beauftragung der optionalen Leistungen besteht nicht.
2. Nachprüfungsstelle nach § 4 Landesverordnung über die Nachprüfung von Vergabeverfahren durch Vergabeprüfstellen Vom 26. Februar 2021, Rheinland-Pfalz:
Vergabeprüfstelle:
Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
- Vergabeprüfstelle -
Stiftsstraße 9
55116 Mainz
E-Mail: vergabepruefstelle@mwvlw.rlp.de
Telefon: 0 61 31/16 22 34
Telefax: 0 61 31/16 21 13
Internet-Adresse:
https://mwvlw.rlp.de/themen/oeffentliche-auftraege-undvergabe/nachpruefungsverfahren

Den kompletten Text der Auftragsbekanntmachung können Sie im Download-Bereich als pdf herunterladen!